Vijf niveaus van AI-maturiteit

Bijna elke KMO gebruikt vandaag AI. De ene medewerker laat mails herschrijven, de andere vat vergaderingen samen, een derde gebruikt het nooit. Dat is een begin, maar nog geen strategie.

Om met een managementteam te bespreken waar een bedrijf staat, gebruik ik vijf niveaus.

Niveau 1 en 2: van losse tools naar afspraken

Op niveau één gebruikt iedereen zijn eigen tool, soms met een privéaccount. Niemand weet welke klantgegevens waar terechtkomen. De eerste stap is dus geen nieuwe toepassing, maar een beleid: welke tools zijn toegelaten, altijd met een bedrijfsaccount, elke output nalezen voor gebruik, en wat je doet als er iets misloopt.

Met één platform en gedeelde afspraken zit je op niveau twee. Een maandelijks gebruikersoverleg helpt om goede voorbeelden te delen.

Niveau 3: hier begint de echte winst

Zolang AI alleen weet wat je in een chatvenster typt, blijft het een slimme schrijfhulp. Het wordt pas echt nuttig als het werkt met je eigen data en kennis: je klantendossiers, je procedures, je cijfers.

Daarvoor moet die data wel ergens samen en proper beschikbaar zijn. Bij een accountantskantoor waar ik werk, stonden de procedures al op één plek en zat de data uit het praktijkbeheerpakket in een datawarehouse. Dat maakte de stap naar niveau drie mogelijk.

Niveau 4 en 5: agents en dienstverlening

Op niveau vier voeren AI-agents taken uit binnen je processen: een jaarrekening controleren op afwijkingen tegenover vorig jaar, een melding sturen als een deadline nadert, een verslag opmaken in je huisstijl. Een medewerker blijft valideren.

Op niveau vijf wordt AI een deel van wat je aan klanten levert, bijvoorbeeld realtime inzicht in hun cijfers of proactief advies wanneer hun marge daalt.

Zelf doen of laten doen

Naast het niveau van het bedrijf zijn er ook verschillende manieren om met AI te werken, van zelf doen naar laten doen:

• Prompt: een losse vraag in een chat.
• Skills: je werkwijze één keer vastgelegd, zodat iedereen ze kan hergebruiken.
• Projecten: een geheugen per klantdossier of per project.
• Agent: werkt zelfstandig, op een trigger.
• Cowork: maakt zelf documenten en analyses die een medewerker nakijkt.

De eerste winst zit meestal bij skills: de manier waarop je team een taak aanpakt, herbruikbaar vastleggen.

AI versnelt wat er ís

Wie zijn processen en data niet op orde heeft, versnelt met AI vooral zijn chaos. Daarom begint een AI-traject bij mij altijd met de vraag of het fundament er staat. Is dat zo, dan kan je snel stappen zetten. Meer daarover op de pagina AI-adoptie en AI-beleid.