Aanpak
Hoe ik werk
Ik werk in vier fases die op elkaar voortbouwen. En ik werk mee in je bedrijf tot het resultaat er staat, als externe IT-manager.
- 01
Fundament
Eén centraal systeem, opgekuiste data, rollen en rechten per functie, één login en beschreven processen.
- 02
Inzicht
Dashboards per rol, KPI's per medewerker, kantoor en regio, en controles die tonen waar de data nog niet klopt.
- 03
Automatisering
Taken en mails bij een statuswijziging, documenten die zichzelf opmaken, digitaal ondertekenen, leads bij de juiste persoon.
- 04
Proactief
Signalen bij naderende deadlines of dalende marges, en AI-agents die werk voorbereiden. Een medewerker valideert.
Waarom deze volgorde
Eerst structuur, dan snelheid
Automatisering en AI zijn pas zinvol op processen en data die kloppen. Wie begint met automatiseren, versnelt vaak vooral de fouten.
Bij een vastgoedkantoor telde het CRM tienduizenden zoekopdrachten van kandidaat-kopers, waarvan het grootste deel niet meer actueel was. De automatische matching tussen panden en kopers werd pas opnieuw aangezet na een grondige opkuis.
Hetzelfde geldt voor rapportering. Een dashboard is maar zo goed als de dossiers eronder. Daarom zit bij elk rapport dat ik bouw een tabblad met controles en een werklijst van onvolledige dossiers.
Je externe IT-manager
Ik werk mee in je bedrijf
Veel KMO's hebben geen IT-manager, maar wel digitale projecten die iemand moet trekken. Die rol neem ik op, op vaste momenten en voor een afgesproken periode.
- Ik zit mee in de stuurgroep en het managementoverleg
- Ik stuur leveranciers aan en bewaak timing en budget
- Ik hou de documentatie en de projectopvolging bij
- Ik rapporteer aan de zaakvoerders of de raad van advies
Doelen
Doelen die je kan afvinken
Ik werk met doelen per kwartaal, een eenvoudige vorm van OKR's: een beperkt aantal doelen, elk met resultaten die meetbaar zijn, een eigenaar en een deadline.
| Niveau | Wat | Wie bepaalt het | Hoeveel |
|---|---|---|---|
| Doel | Wat we dit kwartaal willen bereiken, per werkgroep | Stuurgroep | ± 5 per kwartaal |
| Resultaat | Meetbare uitkomst met een beginsituatie, een doel en een deadline | Eigenaar van de werkgroep | 4 à 5 per doel |
| Actie | Concrete taken die een resultaat vooruit helpen | Werkgroep | Zoveel als nodig |
Ritme
Hoe we opvolgen
| Wekelijks | Stuurgroep: blokkades wegwerken, prioriteiten van de week, openstaande punten bij leveranciers |
|---|---|
| Tweewekelijks | Werkgroepen: acties binnen het eigen domein vooruit helpen |
| Maandelijks | Korte check-in: elk resultaat krijgt een score |
| Per kwartaal | Evaluatie en planning van het volgende kwartaal |
Mensen
Je team gaat mee
Een nieuw systeem werkt pas als het gebruikt wordt. Daarom hoort bij elk project:
- opleiding voor elke gebruiker
- handleidingen en checklists in je interne wiki
- individuele opvolging van wie het moeilijk heeft
- ambassadeurs die het nieuwe systeem mee dragen
Een eerste gesprek is vrijblijvend
Vertel kort waar je mee bezig bent. Ik laat je weten of en hoe ik kan helpen.