Dienst
Procesanalyse en automatisering
Ik breng je processen in kaart samen met de mensen die ze uitvoeren, en ik zoek waar tijd verloren gaat. Daarna automatiseren we, eerst met wat je bestaande software al kan.
Uit de praktijk
Zo ziet een nieuwe werkwijze eruit
Een terugkerend administratief proces bij een dienstverlener, van de huidige naar de nieuwe werkwijze. Schakel tussen beide.
Huidige werkwijze: zes manuele stappen over vijf tools. Nieuwe werkwijze: één gedeelde verwerking en twee mailflows, met een geraamde winst van ongeveer 1.500 uur per jaar.
Herkenbaar?
Wanneer je hier iets aan hebt
- Hetzelfde werk wordt in meerdere tools herhaald.
- Overdrachten tussen collega's lopen via mail.
- Niemand weet precies hoe lang een dossier onderweg is.
- De kennis over een proces zit bij één of twee mensen.
Resultaat
Wat je krijgt
Procesarchitectuur
Een overzicht van de kernprocessen en de ondersteunende processen van je bedrijf, langs de levenscyclus van een klant of dossier.
Processchema's
Per proces een overzichtelijk schema met een baan per rol. Ze staan in het standaardformaat BPMN, zodat je ze later zelf kan bijwerken.
Rollen en systemen
Wie doet wat, en in welke software? Elke overdracht wordt zichtbaar, precies daar waar doorlooptijd verloren gaat.
Gewenste werkwijze
Per proces de nieuwe werkwijze, met een raming van de tijdwinst.
Automatisaties
Taken, mails en documenten die automatisch volgen uit een statuswijziging, eerst in de software die je al hebt.
Opvolging
Een overzicht waarmee de verantwoordelijke ziet of de nieuwe werkwijze gevolgd wordt, en kan bijsturen.
Werkwijze
Vijf stappen per proces
De sessies liggen vast, het tempo hangt af van wat er technisch eerst opgelost moet worden.
Samenzitten
Per proces werk ik met de verantwoordelijke de huidige en de gewenste werkwijze uit.
Uitdagingen sorteren
Is het een technisch probleem, een andere werkwijze, nood aan inzicht of iets voor AI? Elk type volgt een eigen spoor.
Eerst zelf testen
De verantwoordelijke test de nieuwe werkwijze eerst zelf. Zo komen de praktische problemen boven voor de collega's ermee starten.
Startdatum en opleiding
Bij een positieve test volgen een startdatum en een opleiding voor de betrokken collega's.
Opvolgen
De verantwoordelijke krijgt zicht op de nieuwe werkwijze, bijvoorbeeld via een dashboard of een controlelijst.
Uit de praktijk
Van zes manuele stappen naar één gedeelde verwerking
Bij een dienstverlener met meerdere vestigingen legde ik twee bronnen naast elkaar: de werkwijze zoals beschreven in de procedures, en wat er in de planningssoftware effectief gepland en geregistreerd wordt. Dat leverde zeven kernprocessen en zes ondersteunende processen op, in dertien processchema's.
Voor een terugkerend administratief proces ging de werkwijze van zes manuele stappen over vijf tools naar één gedeelde verwerking en twee mailflows. De geraamde winst: ongeveer een kwartier per dossier, of zo'n 1.500 uur per jaar.
Zeven kernprocessen met hun volume per jaar en de status van de analyse: twee geanalyseerd, drie voorbereid en twee nog te starten.
Een eerste gesprek is vrijblijvend
Vertel kort waar je mee bezig bent. Ik laat je weten of en hoe ik kan helpen.