Software kiezen zonder blind te kopen

De meeste softwarekeuzes in een KMO beginnen met een demo. Een leverancier toont een half uur lang wat zijn pakket goed kan, en daarna voelt de keuze al half gemaakt. Maar een demo toont de sterke punten van de software, niet of ze jouw manier van werken aankan.

Hieronder de aanpak die ik gebruik, met voorbeelden uit de keuze van een nieuw CRM voor een vastgoedkantoor met meerdere vestigingen.

1. Begin bij wat vandaag misloopt

Schrijf eerst op waarom je huidige systeem niet meer volstaat. Bij het vastgoedkantoor was dat een concrete lijst:

• het systeem begeleidde de makelaar niet door de verkoopfases;
• mandaat, aankoopbelofte en compromis konden niet automatisch opgemaakt worden;
• digitaal ondertekenen liep via een aparte, dure tool;
• panden stonden tot drie keer in het systeem;
• een pand publiceren kostte een paar minuten en was foutgevoelig;
• de cijfers per makelaar werden met de hand bijgehouden in Excel.

Die lijst is je eerste set criteria. Een nieuw pakket dat deze punten niet oplost, valt af, hoe mooi de demo ook is.

2. Leg de criteria vast voor het eerste gesprek

Bepaal vooraf waarop je beoordeelt en hoe zwaar elk criterium weegt. Voor het vastgoedkantoor waren dat onder meer: Belgisch en met kennis van de sector, documenten automatisch opmaken, een geïntegreerde boekhouding, betaalbaar digitaal tekenen, werken op de gsm en zonder verbinding, en een leverancier met een bewezen staat van dienst.

Wie de criteria pas na de demo's opstelt, schrijft ze onbewust naar het pakket dat het beste overkwam.

3. Neem maatwerk mee, maar reken eerlijk

Op de shortlist stonden zes kandidaten: de marktleider, een jonge uitdager, een pakket dat sterk is op de gsm, de huidige leverancier, het uiteindelijk gekozen pakket, en maatwerk op een open ERP-platform via twee verschillende partners.

Maatwerk klinkt aantrekkelijk: alles precies zoals je het wil. In de praktijk betekende het hier ofwel een fors prijskaartje voor functies die standaardpakketten al hebben, ofwel een partner met één klant die nog niet live was. Voor het fundament van een bedrijf is dat te veel risico.

4. Kijk naar de totale kost over vijf jaar

Vergelijk niet alleen de licentieprijs per gebruiker. Tel ook de kosten per gebruik mee, zoals een publicatie of een digitale handtekening, en de migratie, hosting, onderhoud en opleiding. Een pakket dat per maand goedkoper lijkt, kan over vijf jaar duurder uitvallen.

5. Bel de referenties, en vraag wat misliep

Elke leverancier geeft je tevreden klanten als referentie. Vraag hen niet alleen wat goed ging, maar ook wat tegenviel, hoe lang de invoering echt duurde en hoe snel de leverancier reageert als er iets stuk is. Een jong bedrijf met een modern product kan een goede keuze zijn, maar wel met een kleinere staat van dienst.

6. Luister naar de mensen die ermee moeten werken

Bij het vastgoedkantoor hadden de makelaars het gekozen pakket zelf al aangeraden. Dat telt meer dan het lijkt. Software die gebruikers zelf willen, wordt ook gebruikt, en zonder gebruik geen propere data, geen rapportering en geen automatisering.

Niet blind gekocht, wel bewust gekozen

Het gekozen pakket ging minder dan twee maanden na de projectstart live, voor alle vestigingen. De grootste winst zat uiteindelijk niet in de tool alleen, maar in de combinatie van een stevig systeem, gerichte automatisering en duidelijke afspraken met het team.

Sta je voor een gelijkaardige keuze? Op de pagina softwareselectie lees je hoe ik je daarbij kan helpen.